Fringe benefit entro fine anno: i principali fornitori e come partire in tempi rapidi
In Italia i fornitori di fringe benefit si dividono in quattro famiglie: emettitori di buoni acquisto multi-brand, piattaforme welfare che includono i buoni, marketplace di gift card e carte prepagate dedicate ai benefit. Se devi erogare entro fine anno, il criterio che pesa di più è la velocità: buoni digitali, onboarding che si chiude in pochi giorni e un fornitore che ti aiuta anche con la parte amministrativa. Hai un piccolo margine in più: per il principio di cassa allargato, i fringe benefit del 2026 assegnati entro il 12 gennaio 2027 contano ancora sul 2026.
Prima di confrontare i fornitori, però, serve un passaggio che molte aziende saltano sotto scadenza: capire quanto puoi dare, a chi e in che forma. È da lì che dipende quale strumento ti serve davvero.
Ecco cosa troverai in questa guida:
- Quanto puoi erogare in fringe benefit nel 2026 e chi ne ha diritto?
- Quali sono i principali fornitori di fringe benefit in Italia?
- Quanto tempo serve per far arrivare i buoni ai dipendenti prima del 31 dicembre?
- Quanto costa affidarsi a un fornitore di fringe benefit?
- Quali adempimenti servono: regolamento, dichiarazioni dei dipendenti e busta paga
- Come scegli il fornitore di fringe benefit più adatto alla tua azienda?
- Fringe benefit a fine anno: da dove partire adesso
- Domande frequenti
Quanto puoi erogare in fringe benefit nel 2026 e chi ne ha diritto?
Nel 2026 un'azienda italiana può riconoscere a ciascun dipendente fringe benefit fino a 1.000 euro esenti da tasse e contributi, che salgono a 2.000 euro per chi ha figli fiscalmente a carico. Le soglie sono state introdotte dalla Legge di Bilancio 2025 per il triennio 2025-2027, in deroga al limite ordinario di 258,23 euro previsto dall'articolo 51 del TUIR, e la Legge di Bilancio 2026 non le ha modificate.
Dentro la soglia rientrano più voci, che si sommano tra loro:
- beni e servizi ceduti al dipendente, compresi i buoni carburante e i buoni acquisto, che funzionano come documenti di legittimazione
- rimborsi delle utenze domestiche (acqua, luce, gas)
- rimborsi dell'affitto o degli interessi sul mutuo dell'abitazione principale
Per la soglia da 2.000 euro conta la definizione fiscale di figlio a carico (articolo 12 del TUIR). Secondo la circolare 5/E/2025 dell'Agenzia delle Entrate, il requisito c'è anche quando il figlio è ripartito con l'altro genitore o quando il dipendente percepisce l'assegno unico al posto della detrazione.
Un punto da non sottovalutare: la soglia funziona "a ghigliottina". Se il totale dei fringe benefit dell'anno la supera anche di un euro, diventa imponibile l'intero importo, non solo l'eccedenza.
(I fringe benefit seguono regole diverse dai servizi welfare previsti dall'articolo 51, comma 2, del TUIR, come il rimborso delle spese scolastiche o l'assistenza ai familiari, che non hanno un tetto annuo. Se ti interessa capire dove passa il confine, è un tema che conviene chiarire prima di scegliere lo strumento.)
Quali sono i principali fornitori di fringe benefit in Italia?
Il mercato italiano dei fringe benefit si organizza in quattro categorie di fornitori, che si distinguono per tipo di prodotto, ampiezza dell'offerta e livello di servizio all'azienda. Confrontarli per categoria è più utile di un elenco di nomi, perché ti dice subito quale formato è compatibile con i tuoi tempi e con i tuoi dipendenti.
Epassi Italia rientra nella seconda categoria. È la nuova identità di Eudaimon, che dal 2002 si occupa di welfare aziendale in Italia, e fa parte del gruppo europeo Epassi. Con i buoni acquisto digitali Epassi il credito arriva ai dipendenti nell'app e sul portale, senza carta e senza IBAN, e si spende presso migliaia di brand online e in negozio, tra cui Amazon, Coop, Conad, Esselunga, IP, Zalando, IKEA, MediaWorld e Decathlon. Nella stessa piattaforma l'azienda può gestire anche gli altri strumenti del piano.
Quanto tempo serve per far arrivare i buoni ai dipendenti prima del 31 dicembre?
Con un fornitore di buoni digitali, dalla firma del contratto all'arrivo del credito ai dipendenti possono bastare pochi giorni; con buoni cartacei o carte fisiche servono anche i tempi di stampa e spedizione. Per questo, a fine anno, il formato digitale è quasi sempre la scelta più sicura.
I passaggi che determinano i tempi sono quasi sempre gli stessi:
- richiesta del preventivo e firma del contratto
- caricamento dell'anagrafica dei dipendenti e definizione dell'importo per persona
- pagamento dell'ordine, spesso anticipato rispetto all'emissione
- emissione e consegna dei buoni, digitale (immediata o quasi) o fisica (con i tempi di logistica)
Ecco come si presenta una tabella di marcia ragionevole, partendo dalla scadenza e andando a ritroso:
Attenzione all'ultima riga. Il 12 gennaio è un margine di sicurezza, non una strategia. Molti fornitori fissano scadenze d'ordine interne a dicembre per gestire i picchi di fine anno, quindi conviene chiedere subito la data limite.
Epassi dichiara un preventivo entro 24 ore dalla richiesta e un'attivazione in pochi giorni, in tre passi: l'azienda carica la lista dei dipendenti una sola volta, definisce il plafond per persona e i dipendenti ricevono il credito e scelgono dove spenderlo.
Quanto costa affidarsi a un fornitore di fringe benefit?
Il costo di un fornitore di fringe benefit dipende dal modello di prezzo, dall'importo complessivo dell'ordine e dai servizi inclusi e in genere si compone di una o più di queste voci: commissione sul valore erogato, fee di piattaforma o di attivazione, costi di spedizione per i formati fisici. Alcuni emettitori applicano invece uno sconto sul valore nominale, perché il loro margine arriva dalle commissioni pagate dagli esercenti.
Quando chiedi un preventivo, controlla almeno questi punti:
- modello di prezzo: percentuale sul valore, canone fisso o combinazione dei due
- ordine minimo, per importo complessivo o numero di dipendenti
- modalità di pagamento: quasi sempre anticipato rispetto all'emissione dei buoni, un dettaglio che a dicembre incide sui tempi
- costi accessori: spedizione, personalizzazione, riemissione di buoni persi o scaduti
Il confronto da fare, però, non è solo tra fornitori. È tra fringe benefit e aumento in busta paga. Erogare 250 euro in buoni a 50 dipendenti costa all'azienda 12.500 euro, contro i 16.875 euro necessari per dare lo stesso importo in busta paga, con un risparmio di 4.375 euro; ogni dipendente, dal canto suo, riceve 80,48 euro netti in più rispetto all'equivalente in retribuzione.
Funziona. Ma non è l'unico motivo per farlo.
Un benefit scelto bene è anche un segnale di attenzione alle persone e i dipendenti lo percepiscono come tale.
Quali adempimenti servono: regolamento, dichiarazioni dei dipendenti e busta paga
Per erogare i fringe benefit in modo corretto servono quattro passaggi: un atto aziendale che li disciplini, l'informativa alle rappresentanze sindacali dove presenti, la raccolta delle dichiarazioni sui figli a carico e la corretta gestione nel cedolino e nella Certificazione Unica.
- Atto o regolamento aziendale. Definisce destinatari, importi, strumenti e tempi di erogazione. Un regolamento scritto rende tutto più trasparente per le persone e più facile da documentare in caso di verifica.
- Informativa alle RSU. La norma sulle soglie maggiorate prevede che il datore di lavoro informi le rappresentanze sindacali unitarie, se presenti in azienda.
- Dichiarazione sui figli a carico. Per applicare la soglia da 2.000 euro il dipendente deve comunicare al datore di lavoro il codice fiscale dei figli. La dichiarazione vale per tutto l'anno.
- Gestione in busta paga. Come per gli altri strumenti del welfare aziendale in busta paga, i benefit vanno indicati nel cedolino del mese di erogazione e nella Certificazione Unica. In fase di conguaglio, il consulente del lavoro verifica che il totale dell'anno, comprese eventuali altre voci già erogate, resti sotto la soglia.
Quest'ultimo punto è quello che crea più problemi a fine anno. Prima di decidere l'importo dei buoni, verifica cosa hai già erogato come fringe benefit nel 2026: auto aziendale a uso promiscuo, rimborsi bollette, altri buoni. Si sommano tutti.
Un fornitore strutturato accorcia i tempi anche qui: fornisce report di utilizzo e assegnazione utili al payroll e, nel caso delle piattaforme welfare, raccoglie le scelte dei dipendenti in un unico posto.
Come scegli il fornitore di fringe benefit più adatto alla tua azienda?
Il fornitore giusto è quello che rispetta i tuoi tempi, offre buoni che i dipendenti useranno davvero e regge la dimensione della tua azienda senza aggiungere lavoro all'HR. Il prezzo conta, ma un buono poco spendibile ha un costo nascosto: il valore percepito crolla e l'investimento rende meno.
Applicando questi criteri, Epassi si presenta così: oltre 20 anni di esperienza nel welfare aziendale in Italia (come Eudaimon, dal 2002), più di 3.000 aziende clienti, un 94% di budget welfare effettivamente utilizzato dai dipendenti, la certificazione ISO 27001 per la sicurezza delle informazioni e l'appartenenza a un gruppo europeo che serve oltre 50.000 datori di lavoro. Il credito dei buoni acquisto vale 12 mesi e, se un dipendente non trova un negozio, può segnalarlo per chiederne il convenzionamento.
In sintesi: se hai poco tempo e pochi dipendenti, punta su buoni digitali con una rete ampia; se hai già un piano welfare o vuoi gestire anche rimborsi e utenze, scegli una piattaforma che tenga tutto insieme.
Fringe benefit a fine anno: da dove partire adesso
Se devi erogare i fringe benefit entro il 31 dicembre, l'ordine giusto è questo: prima verifichi quanto hai già erogato e quanto puoi ancora dare, poi scegli il formato, infine il fornitore. Invertire i passaggi è il modo più rapido per ritrovarsi a metà dicembre con un contratto firmato e un importo che sfora la soglia.
Tre mosse per questa settimana:
- chiedi al consulente del lavoro il totale dei fringe benefit già erogati nel 2026, dipendente per dipendente
- raccogli le dichiarazioni sui figli a carico, così sai chi può arrivare a 2.000 euro
- chiedi due o tre preventivi indicando subito numero di persone, importo e data entro cui il credito deve arrivare
Una riflessione, però, va oltre la scadenza. I buoni di fine anno risolvono un'urgenza, e lo fanno bene. Ma l'anno prossimo le soglie saranno le stesse e il calendario pure (sì, dicembre arriverà di nuovo). Le aziende che pianificano i fringe benefit a inizio anno, magari dentro un piano di welfare più ampio, spendono meno tempo, sbagliano meno e trasformano un adempimento in un gesto che le persone ricordano. È lì che il benefit smette di essere una voce di costo e diventa valore.
