Buoni pasto elettronici 2026: come scegliere il fornitore giusto per una PMI

Per scegliere un fornitore di buoni pasto elettronici nel 2026, una PMI deve confrontare quattro caratteristiche: il formato (card fisica, card virtuale o solo app), la rete di esercenti vicino alle sedi e ai dipendenti, i tempi di attivazione e quello che il fornitore offre oltre al buono pasto. Il nome conta meno di quanto sembri. Conta quanto il servizio semplifica la vita a chi usa i buoni e a chi li gestisce, che in una piccola azienda spesso è il titolare stesso.

Il 2026 è un buon anno per decidere. La quota esente dei buoni pasto elettronici è salita a 10 euro al giorno e, da settembre 2025, un tetto alle commissioni pagate dagli esercenti ha cambiato gli equilibri del mercato. Qui sotto trovate il quadro completo.

Indice dei contenuti:

1. Come si distinguono i fornitori di buoni pasto elettronici nel 2026
2. Le regole 2026 sui buoni pasto che una PMI deve conoscere
3. Quanto costano i buoni pasto a una PMI e quanto valgono per chi li riceve
4. Card o app: come scegliere guardando alle persone
5. Buoni pasto e poi? Il primo passo verso il welfare aziendale
6. Le domande da fare a un fornitore di buoni pasto prima di firmare
7. Domande frequenti sui buoni pasto elettronici
   
   

Come si distinguono i fornitori di buoni pasto elettronici nel 2026

Il mercato italiano conta diversi emettitori di buoni pasto, alcuni presenti da decenni, altri arrivati di recente. Sulla parte fiscale offrono tutti la stessa cosa, perché la decide la legge. Le differenze vere stanno altrove: nel formato, nella rete, nella gestione e nell'ecosistema di benefit che c'è intorno. Ecco le caratteristiche da mettere a confronto.

Oggi, sul mercato convivono tre profili:

• gli operatori storici, con reti molto estese e più formati, cartaceo compreso
• i fornitori nati digitali, con buoni solo in app e attivazioni rapide
• le piattaforme di welfare che includono il buono pasto come uno dei moduli, accanto a fringe benefit e servizi per le persone

Non c'è un profilo migliore in assoluto: c'è quello più adatto all’azienda, oggi e tra due anni.

Un consiglio pratico. I numeri delle reti sono dichiarati dai fornitori su scala nazionale: servono a orientarsi, non a decidere. Contano solo gli esercenti vicino a dove lavorano e vivono le vostre persone (e questo nessun numero nazionale lo dice).

Tra le piattaforme di welfare che includono il buono pasto c'è anche Epassi (già Eudaimon, oltre 20 anni nel welfare aziendale italiano). I buoni pasto Epassi sono solo digitali, nell'app: niente card, PIN o dati bancari. Si attivano in pochi giorni e si spendono nella grande distribuzione (Esselunga, Coop, Conad, Despar, MD, Penny) e nella ristorazione. La differenza sta in quello che c'è intorno: i buoni pasto Epassi fanno parte di una piattaforma welfare completa che cresce insieme a te. Welfare e fringe benefit infatti si aggiungono sulla stessa piattaforma, con lo stesso contratto.

Le regole 2026 sui buoni pasto che una PMI deve conoscere

La Legge di Bilancio 2026 (art. 1, comma 14) ha alzato da 8 a 10 euro al giorno la quota esente dei buoni pasto elettronici, dal 1° gennaio 2026. Quella dei cartacei è rimasta a 4 euro. Fino a queste soglie il buono non è reddito per il dipendente: niente IRPEF, niente contributi.

Tre punti che generano dubbi più spesso di quanto dovrebbero.

• Un buono per giornata lavorata. Il buono sostituisce la mensa: spetta per i giorni effettivamente lavorati, anche part-time, secondo quanto previsto dal contratto o dal regolamento aziendale. Le regole d'uso (cumulo fino a 8 buoni, spendibilità) vengono dal DM 122/2017.
• Smart working. L'Agenzia delle Entrate (risposta n. 123 del 22 febbraio 2021) ha chiarito che l'esenzione vale anche per chi lavora da remoto. Non è un obbligo: è l'azienda a decidere, meglio se per iscritto in un regolamento o in un accordo.
• Tetto alle commissioni. La legge annuale sulla concorrenza (L. 193/2024) ha fissato al 5% del valore del buono la commissione massima che gli emettitori possono chiedere agli esercenti. Per i nuovi accordi vale dal 18 dicembre 2024, per tutti dal 1° settembre 2025.

Il tetto protegge bar, ristoranti e supermercati, ma il margine che gli emettitori perdono da quel lato tende a spostarsi sul prezzo chiesto alle aziende. In fase di preventivo conviene chiedere esplicitamente come è cambiata la proposta dopo settembre 2025.

Quanto costano i buoni pasto a una PMI e quanto valgono per chi li riceve

I listini dei fornitori di buoni pasto non sono pubblici e non è un caso: il prezzo si costruisce su misura. Quello che si può fare è capire da cosa dipende, così da confrontare preventivi davvero confrontabili.

• Sconto o sovrapprezzo sul valore facciale. È la voce principale: per molti anni gli emettitori hanno offerto i buoni alle aziende a meno del loro valore. Con il tetto del 5% questo spazio si è ridotto.
• Costi di emissione e gestione. Card fisiche da produrre e spedire, ricariche, eventuali canoni di piattaforma. Con i formati solo app alcune di queste voci spariscono.
• Volumi e durata. Numero di dipendenti, valore del buono, durata del contratto.
• Servizi accessori. Supporto alla stesura del regolamento, report per l'amministrazione, integrazione con il gestionale paghe.
  
  

Sul lato fiscale, per l'azienda il costo dei buoni pasto è deducibile e l'IVA (al 4%) è detraibile.

Ora il punto di vista di chi li riceve: un buono da 10 euro per 20 giorni lavorati sono 200 euro netti al mese, senza trattenute. Per far arrivare la stessa cifra netta in busta paga, l'azienda dovrebbe sostenere un costo molto più alto, perché su un aumento di stipendio pesano contributi e IRPEF. Ne parliamo più in dettaglio nella guida su come funziona il welfare aziendale in busta paga.

Non fare però dei buoni pasto solo una questione di risparmio. Funzionano perché le persone li usano davvero, ogni settimana, per qualcosa che comprerebbero comunque. È un valore che si sente.

Card o app: come scegliere guardando alle persone

Fino a qualche anno fa la domanda non si poneva: il buono pasto era un blocchetto di carta, poi una card. Oggi i formati sono tre e la scelta incide sulla vita quotidiana dei dipendenti più di quanto sembri in fase di acquisto.

Poi c'è la rete. Fai una prova semplice: prendi gli indirizzi delle sedi e dei dipendenti e chiedi a ogni fornitore quali supermercati e ristoranti accettano i suoi buoni in quelle zone. Una rete di centinaia di migliaia di locali non serve a niente se il supermercato sotto casa dei dipendenti non c'è.

Infine la gestione. In una PMI di 30 persone spesso se ne occupa il titolare o l'amministrazione tra una scadenza e l'altra. Chiedi come si caricano i dipendenti, come si assegnano i buoni ogni mese, se l'utilizzo si vede in tempo reale e se i report sono pronti per il consulente del lavoro.

I buoni pasto Epassi sono solo in app: la lista dei dipendenti si carica una volta, i crediti si assegnano mese per mese in autonomia e l'utilizzo si vede in tempo reale. Per le persone, nessuna card da attivare o da dimenticare a casa.

Buoni pasto e poi? Il primo passo verso il welfare aziendale

Per molte PMI il buono pasto è il primo benefit. Ha senso: è semplice, si capisce subito, si usa tutti i giorni. Ma copre una cosa sola, il pranzo e la spesa alimentare. Per il resto (la famiglia, la salute, le bollette, la scuola dei figli) esistono altri strumenti e nel 2026 sono più convenienti di qualche anno fa.

Due novità da tenere presenti. Le soglie dei fringe benefit a 1.000 e 2.000 euro valgono per il triennio 2025-2027. E per il 2026 e il 2027 il premio di risultato è tassato all'1% fino a 5.000 euro, ed è ancora convertibile in welfare senza alcuna imposta. Per approfondire le differenze tra buoni acquisto e buoni pasto c'è la nostra guida sui buoni acquisto; per il lato fiscale del welfare, l'articolo sulla deducibilità del welfare aziendale.

Il vero tema, per una PMI, non è aggiungere strumenti senza moltiplicare i fornitori. Tre benefit con tre contratti, tre app e tre interlocutori diversi sono esattamente la complessità che si voleva evitare. Funziona meglio un percorso: si parte da un benefit, si aggiunge il resto quando l'azienda è pronta, sulla stessa piattaforma che le persone conoscono già. È anche il modo più semplice per lavorare sulla employee retention senza trasformarla in un progetto.

Su questo Epassi lavora da oltre vent'anni, con la piattaforma welfare usata da aziende come Lamborghini, Campari Group, Credem, Calzedonia e Terna, e con l'Osservatorio Censis-Eudaimon sul welfare aziendale (i dati sono raccolti nella sezione insight e report).

Con Epassi i buoni pasto sono il primo modulo: welfare, fringe benefit e buoni acquisto su migliaia di brand si aggiungono quando volete, stesso contratto e stessa app.

Prima di firmare: 8 domande da fare al fornitore di buoni pasto

Su un preventivo di buoni pasto il prezzo è la voce che si guarda per prima, ma raramente è quella che fa la differenza. La fanno la rete vicino ai vostri dipendenti, il tempo che serve per partire e la fatica che ti resta da gestire ogni mese. Prima di firmare, fai a ogni fornitore queste otto domande: le risposte dicono molto più di uno sconto sul valore facciale.

Volete capire quale combinazione di buoni pasto, fringe benefit e welfare ha senso per la vostra azienda? Potete chiedere un preventivo per i buoni pasto Epassi, con risposta entro 24 ore lavorative, oppure una demo di 30 minuti senza impegno con un consulente, che vi mostra come si muovono le PMI del vostro settore.

Fonti normative

• Informazione Fiscale: soglia a 10 euro dal 2026
• Informazione Fiscale: tetto alle commissioni (L. 193/2024)
• LentePubblica: buoni pasto in smart working, risposta AdE n. 123/2021
• Fiscal Focus: cumulo fino a 8 buoni (DM 122/2017)
• Edotto: premi di risultato all'1% dal 2026