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Buoni acquisto per i dipendenti a Natale: come scegliere il fornitore giusto
(e arrivare in tempo)

Dicembre ha un difetto: arriva sempre prima del previsto. Lo sa bene chi lavora in HR e a metà novembre si ritrova in agenda la stessa domanda dell'anno prima. Cosa regaliamo alle persone? E soprattutto: riusciamo a farlo arrivare prima delle feste?

I buoni acquisto sono la risposta più diffusa, per buone ragioni. Lasciano libertà di scelta, rientrano tra i fringe benefit esenti entro le soglie di legge e, se sono digitali, si consegnano in pochi giorni. Però i fornitori non sono tutti uguali e la scelta fatta di fretta è quella che si rimpiange a gennaio. In questa guida mettiamo in fila i criteri per confrontarli, i tempi da rispettare, le regole fiscali del 2026 e le domande da fare prima di firmare.

(Siamo un fornitore anche noi. Proprio per questo proviamo a darti una griglia che funzioni qualunque sia la tua scelta.)

Ecco cosa troverai nell’articolo:

buoni acquisto digitali per dipendenti_epassi italia

Quali sono i principali fornitori di buoni acquisto per i dipendenti a Natale in Italia?

Con qualche semplificazione necessaria, chi vende buoni acquisto alle imprese in Italia si divide in tre famiglie:

  • emettitori di buoni pasto e voucher che negli anni hanno allargato l'offerta ai fringe benefit (tra i nomi più noti ci sono Edenred, Pluxee e Up Day);
  • piattaforme di welfare aziendale che includono i buoni acquisto in un'offerta più ampia, come Epassi, che a livello di gruppo lavora con oltre 50.000 datori di lavoro in Europa;
  • aggregatori di gift card e singoli brand che vendono carte regalo, spesso monomarca, direttamente alle aziende.

Nessuno è "il migliore" in assoluto. Il fornitore migliore per te è quello che risponde meglio degli altri a poche domande precise, quelle che trovi nella tabella qui sotto. Portala in riunione, o allegala alla richiesta di preventivo.

 

Criterio Cosa chiedere al fornitore
Formato Il buono arriva in app, via email, su card o su carta?Perché conta: Il digitale elimina stampa, spedizione e consegna a mano
Tempi di attivazione Quanti giorni passano dalla firma al credito disponibile?Perché conta: Decide se il regalo arriva prima delle feste
Rete di spendibilità Quanti brand, online e in negozio? In quali categorie?Perché conta: Un buono che non si riesce a spendere non è un regalo
Costi Ci sono fee di servizio, costi di spedizione o commissioni?Perché conta: Il valore nominale non è sempre il costo finale
Gestione e report Come si assegna il plafond? Ci sono report per le paghe?Perché conta: Meno lavoro manuale per HR e ufficio paghe
Validità Per quanto tempo il credito resta spendibile?Perché conta: Evita buoni scaduti e regali sprecati

 

Se la tua azienda è più strutturata, nella nostra Academy trovi un approfondimento su quali fornitori gestiscono i fringe benefit per aziende con oltre 200 dipendenti e uno su chi offre buoni acquisto digitali e personalizzabili.

Buoni regalo digitali o cartacei: quali arrivano davvero ai dipendenti entro Natale?

Se ordini a dicembre, il formato è la variabile che decide se riesci a consegnarli in tempo.

Con card e buoni cartacei la catena è lunga: produzione, stampa, spedizione alle sedi, consegna a mano. Basta un intoppo in uno di questi passaggi (un corriere in ritardo, una sede distaccata, chi lavora da remoto o è in ferie) e il regalo scivola dopo le feste. Con i buoni digitali la logistica sparisce: il credito arriva direttamente sullo smartphone della persona.

Per darti un riferimento concreto, con Epassi i buoni acquisto sono attivi in pochi giorni, in tre passi: imposti con noi il piano (quante persone e quale plafond), i dipendenti ricevono il credito in app senza card né IBAN, poi scelgono dove spenderlo. Qualunque fornitore tu valuti, però, fatti scrivere i tempi di attivazione nel preventivo. Le promesse a voce, a metà dicembre, valgono poco.

Il digitale non è una moda. A dicembre è un'assicurazione.

E se proprio slitti? Secondo il principio di cassa allargata, i fringe benefit assegnati entro il 12 gennaio 2027 si considerano percepiti nel 2026, come spieghiamo nella guida ai buoni acquisto. Il beneficio fiscale si salva. Il regalo di Natale arrivato a gennaio, un po' meno.

 

Buoni acquisto a Natale: il calendario per arrivare in tempo.
Cinque passaggi, da novembre alle feste. Con i buoni digitali non c’è logistica da gestire.
1
Entro novembreDefinisci budget e importoControlla i fringe benefit già erogati nel 2026: la soglia è di 1.000 €, 2.000 € con figli a carico.
2
Entro novembreRaccogli dati e preventiviChiedi chi ha figli fiscalmente a carico e fatti scrivere tempi di attivazione e costo totale.
3
Inizio dicembreOrdina i buoniCarichi la lista dei dipendenti una sola volta e imposti il plafond per persona.
4
In pochi giorniAttivazione e comunicazioneIl credito arriva in app, senza card né IBAN. Spiega alle persone come usarlo.
5
Prima delle festeIl regalo è nelle loro maniBuoni spendibili online e in negozio, con credito valido 12 mesi.
Il paracadute fiscale: 12 gennaio 2027. I fringe benefit assegnati entro questa data valgono ancora per il 2026 (principio di cassa allargata). Il vantaggio fiscale è salvo, ma il regalo di Natale arriva in ritardo.
Soglie previste dalla legge n. 207/2024 per il triennio 2025-2027. Tempi di attivazione e validità del credito si riferiscono ai buoni acquisto Epassi.


Quanto puoi regalare ai dipendenti a Natale senza tasse? Le soglie dei fringe benefit 2026

Qui si gioca buona parte della convenienza. La Legge di Bilancio 2025 (legge n. 207/2024) ha fissato le soglie di esenzione dei fringe benefit per il triennio 2025-2027:

Situazione del dipendente Soglia esente nel 2026
Tutti i lavoratori dipendenti 1.000 € all'annoSe la superi: L'intero importo diventa imponibile, non solo l'eccedenza
Dipendenti con figli fiscalmente a carico 2.000 € all'annoSe la superi: L'intero importo diventa imponibile, non solo l'eccedenza

 

Tre cose da tenere a mente, prima di decidere l'importo del buono.

  • La soglia è annuale e cumulativa: comprende tutti i fringe benefit erogati nell'anno, per esempio il rimborso delle utenze domestiche. Se ne hai già assegnati, il buono di Natale si somma.
  • Superarla anche di un euro rende tassabile tutto il valore, non solo la parte che eccede. Meglio restare un po' sotto.
  • Per la soglia di 2.000 € il dipendente deve comunicare all'azienda di avere figli fiscalmente a carico. Raccogli queste informazioni per tempo, non il 20 dicembre.

Entro la soglia, il buono non concorre al reddito del dipendente, non genera contributi ed è deducibile per l'azienda. Un esempio rende l'idea: 50 persone con un buono da 250 € costano all'azienda 12.500 €, mentre dare lo stesso netto in busta paga ne costerebbe circa 16.875.

Le regole sono queste, ma ogni azienda ha il suo contratto e la sua storia. Prima di chiudere il piano, un confronto con il consulente del lavoro resta la scelta più prudente.

Buoni acquisto

Dove possono spendere i buoni acquisto i dipendenti: negozi, online e categorie

Un buono vale quanto la libertà che lascia. Chi ha figli piccoli a Natale pensa ai giocattoli, chi fa il pendolare al pieno di carburante, chi ha appena traslocato a un mobile nuovo. Una carta monomarca accontenta qualcuno. Un buono multibrand accontenta quasi tutti.

Quando confronti i fornitori, guarda tre aspetti:

  • ampiezza della rete: quanti brand e in quali categorie (spesa, carburante, shopping, tempo libero);
  • prossimità: le insegne sono presenti vicino alle tue sedi, anche fuori dalle grandi città?
  • canale: si può spendere sia online sia in negozio?

Con Epassi il credito si spende su oltre 200 brand online e in negozio, da Amazon a Esselunga, Coop e Conad, fino a IKEA, Decathlon, Zalando, MediaWorld e IP. E se manca un negozio che le tue persone usano, possono segnalarlo: ci occupiamo noi di convenzionarlo. Il credito resta valido 12 mesi, quindi nessuna corsa a spenderlo entro l'Epifania.

Ti sei mai chiesto cosa ci fanno davvero i tuoi dipendenti con i buoni acquisto? Dai un’occhiata a questo video!

 



Quanto costano i buoni regalo aziendali: commissioni, costi di servizio e cosa paga l'azienda

Il prezzo non compare quasi mai nella prima domanda, ma arriva sempre alla seconda. Ecco le voci da mettere a confronto:

  • valore nominale dei buoni, cioè quello che arriva in tasca alle persone
  • eventuali fee di servizio o commissioni del fornitore
  • costi di stampa e spedizione, se scegli un formato fisico
  • costi interni: il tempo che HR e ufficio paghe dedicheranno a gestire tutto, che non compare in fattura ma pesa

Diffida dei preventivi che mettono in evidenza solo lo sconto sul nominale e lasciano in piccolo il resto. Chiedi sempre il costo complessivo per persona, tutto compreso. Noi lo diciamo subito, quando impostiamo il piano insieme, e un consulente ti ricontatta entro 24 ore dalla richiesta di preventivo.

Un ultimo consiglio, che vale più di qualsiasi tabella: non scegliere il fornitore solo per risparmiare. Un buono economico che le persone faticano a usare costa più di uno davvero utile e ben fatto.

fringe benefit

Come distribuire i buoni ai dipendenti senza burocrazia: piattaforma, app e gestione HR

Firmato il contratto, resta la parte che nessuno racconta: assegnare i buoni a decine o centinaia di persone senza fogli Excel che girano per email.

Una buona piattaforma ti permette di:

  • caricare la lista dei dipendenti una volta sola
  • definire il plafond per persona, anche diverso per chi ha diritto alla soglia di 2.000 €
  • seguire saldo e utilizzo in tempo reale e scaricare i report per l'ufficio paghe
  • raggiungere anche chi non ha un'email aziendale, come operai e turnisti, direttamente dall'app

È così che lavoriamo con Epassi: un portale per l'HR, un'app per le persone, nessuna card da ordinare. Se ti interessa l'integrazione con i sistemi che già usi, in Academy spieghiamo come si integra una piattaforma welfare con il gestionale HR.

C'è poi un aspetto che va oltre dicembre. Il buono di Natale è spesso il primo passo verso un piano di welfare vero e proprio: sulla stessa piattaforma puoi aggiungere buoni pasto, flexible benefit, previdenza e sanità integrativa. Chi parte da un regalo si accorge presto che l'attenzione alle persone pesa sul clima interno e sulla retention più di qualsiasi singolo benefit.

Prima di scegliere: la checklist da chiudere entro novembre

Entro novembre
Prima di scegliere: la checklist dei buoni di Natale.
Cinque cose da chiudere prima di ordinare. A dicembre restano solo l’ordine e l’attivazione.
Budget e importo per personaControlla i fringe benefit già erogati nel 2026, così il buono resta entro la soglia.
Figli fiscalmente a caricoRaccogli le comunicazioni dei dipendenti: per loro la soglia sale a 2.000 €.
Almeno due preventivi scrittiCon tempi di attivazione e costo complessivo messi nero su bianco.
Le insegne giusteVerifica la lista dei negozi rispetto alle sedi e alle abitudini delle tue persone.
Un messaggio interno chiaroSpiega come usare il buono: un regalo che si capisce si usa di più.

Il resto lo decide il calendario. Se vuoi vedere come funziona con Epassi, parti dai buoni acquisto digitali e chiedi un preventivo: Natale, quest'anno, può arrivare in orario.

buoni acquisto digitali per dipendenti_epassi italia

 

Domande frequenti sui buoni acquisto per i dipendenti a Natale

I buoni acquisto di Natale sono tassati per il dipendente?

No, se restano entro la soglia dei fringe benefit: nel 2026 è di 1.000 € all'anno per tutti i dipendenti e di 2.000 € per chi ha figli fiscalmente a carico. Se il totale dei fringe benefit dell'anno supera la soglia, anche di poco, l'intero importo diventa imponibile.

Entro quando devo consegnare i buoni perché valgano per il 2026?

Per il principio di cassa allargata, i fringe benefit assegnati entro il 12 gennaio 2027 si considerano percepiti nel 2026. Se vuoi che arrivino come regalo di Natale, però, conviene ordinarli entro la prima metà di dicembre.

Quanto tempo serve per attivare i buoni acquisto digitali?

Dipende dal fornitore: chiedi sempre che i tempi siano scritti nel preventivo. Con Epassi i buoni acquisto digitali sono attivi in pochi giorni e il credito arriva direttamente nell'app dei dipendenti, senza card da spedire.

Posso dare importi diversi ai dipendenti?

Sì. I fringe benefit possono essere assegnati anche ai singoli dipendenti, con importi diversi, purché ognuno resti entro la propria soglia. Per esempio, puoi prevedere un buono più alto per chi ha diritto alla soglia di 2.000 €.

I buoni acquisto sono deducibili per l'azienda?

Sì, il costo dei buoni acquisto assegnati come fringe benefit è deducibile per l'azienda e, entro la soglia, non genera contributi. Per i dettagli sul tuo caso specifico conviene un confronto con il consulente del lavoro.

Che differenza c'è tra buoni acquisto e buoni pasto?

I buoni acquisto si spendono in molte categorie (spesa, carburante, shopping, tempo libero) e rientrano nella soglia annuale dei fringe benefit. I buoni pasto servono per pasti e prodotti alimentari e hanno una propria esenzione giornaliera, fino a 10 € per quelli elettronici.