Fornitori di welfare aziendale 2026: come confrontarli su prezzi, servizi, assistenza e funzionalità
I fornitori di welfare aziendale in Italia si dividono in quattro categorie: piattaforme specializzate in welfare e wellbeing, emettitori di buoni che hanno allargato l'offerta, consulenti e broker, software HR e payroll con un modulo benefit. Per confrontarli contano il modello di prezzo (quasi mai pubblico, va chiesto scomposto per voce), l'ampiezza dei servizi, la qualità della piattaforma e il livello di assistenza.
Il quadro fiscale 2026 è favorevole: fringe benefit esenti fino a 1.000 o 2.000 euro, premi di risultato tassati all'1% fino a 5.000 euro.
In questa pagina:
- Chi sono i fornitori di welfare aziendale nel 2026
- Quanto costa un fornitore di welfare aziendale
- I servizi che un piano di welfare completo deve offrire
- Piattaforma e app: le funzionalità da verificare
- Assistenza e consulenza: quello che il software non fa
- Scalabilità, conformità e solidità: come valutare l'affidabilità
- I criteri per confrontare i fornitori di welfare aziendale
- Fonti e riferimenti normativi
- Domande frequenti sui fornitori di welfare aziendale
Partiamo da una premessa onesta: il fornitore di welfare aziendale migliore in assoluto non esiste. Esiste quello giusto per la tua azienda, per il numero di persone che hai, per i contratti che applichi e per il tempo che il tuo ufficio HR può dedicare al piano.
Chi cerca un partner per il welfare di solito arriva con una domanda semplice, "quanto costa?", e scopre presto che la risposta dipende da altre cinque. Qui le mettiamo in fila, con qualche semplificazione necessaria, perché la normativa ha le sue pieghe. L'obiettivo è che tu arrivi al primo incontro con un fornitore, chiunque sia, sapendo esattamente cosa chiedere.
Chi sono i fornitori di welfare aziendale nel 2026
Sotto l'etichetta "fornitore di welfare" convivono realtà molto diverse, che spesso finiscono nella stessa shortlist senza essere confrontabili. Prima di parlare di prezzi conviene capire con che tipo di interlocutore si ha a che fare.
| Categoria | Cosa offre di solito | Punto di attenzione | Adatta a |
|---|---|---|---|
| Piattaforme specializzate in welfare e wellbeing | Piattaforma, catalogo completo di servizi art. 51 TUIR, consulenza su progettazione e regolamento | Verificare che la consulenza sia inclusa e non quotata a parte | Aziende che vogliono un piano completo e un unico interlocutore |
| Emettitori di buoni pasto e buoni acquisto | Buoni, carte, fringe benefit; in alcuni casi una piattaforma welfare | Il catalogo welfare può essere meno ampio del prodotto principale | Aziende che partono da buoni pasto e fringe benefit |
| Consulenti e broker | Progettazione del piano, accordi, analisi fiscale, appoggiandosi a piattaforme di terzi | Due interlocutori e due contratti da gestire | Piani complessi o gruppi con più società |
| Software HR e payroll con modulo benefit | Gestione integrata con presenze e cedolini | Servizi welfare spesso limitati o affidati a partner | Aziende che privilegiano l'integrazione con il gestionale |
Epassi appartiene alla prima categoria. Opera nel welfare aziendale italiano da oltre vent'anni, prima come Eudaimon e oggi come parte del Gruppo Epassi, di origine nordica: un fornitore specializzato sul welfare italiano con alle spalle un gruppo europeo.
Nessuna categoria è migliore delle altre. Conta il punto da cui parti. Un'azienda che oggi eroga solo buoni pasto ha esigenze diverse da una che deve convertire il premio di risultato di tremila persone su quattro contratti diversi (sul ruolo della consulenza torniamo più avanti).
Quanto costa un fornitore di welfare aziendale
Quasi nessun fornitore pubblica un listino e non per reticenza: il prezzo dipende da come è fatto il piano. Le voci che compaiono più spesso in un'offerta sono queste:
- una fee per dipendente, annua o mensile, oppure un canone di piattaforma
- i costi di attivazione e di configurazione iniziale
- commissioni sul credito welfare erogato o sul transato
- i servizi di consulenza per regolamento, accordo sindacale e comunicazione, che possono essere inclusi o quotati a parte
- eventuali commissioni applicate agli esercenti, che non compaiono in fattura ma è utile conoscere
A spostare il prezzo sono il numero di dipendenti, la complessità del piano (più popolazioni, più regolamenti, più sedi), l'integrazione con il payroll e il livello di supporto richiesto. Il consiglio è uno: chiedi a ogni fornitore un'offerta scomposta per voce. È l'unico modo per confrontare proposte che a prima vista sembrano simili e non lo sono.
Il costo va letto accanto al risparmio
Il prezzo del fornitore, da solo, dice poco: il welfare non è retribuzione, quindi non genera contributi. 1.000 euro di welfare costano all'impresa 1.000 euro; 1.000 euro di aumento in busta paga costano di più all'azienda e arrivano al dipendente molto ridotti da contributi e IRPEF. (Il vantaggio per l'impresa, peraltro, non sta tanto nella deducibilità: ne abbiamo parlato in questo articolo.)
Detto questo, non fare welfare solo per risparmiare. Il risparmio è l'argomento più facile da capire, ma non è il più importante.
Il quadro fiscale 2026
La Legge di Bilancio 2026 (L. 199/2025) ha portato all'1% l'imposta sostitutiva sui premi di risultato e ha alzato il tetto agevolabile a 5.000 euro, per i premi erogati nel 2026 e nel 2027. Con la Risoluzione 22/E del 9 giugno 2026 l'Agenzia delle Entrate ha chiarito che lo stesso limite di 5.000 euro vale quando il dipendente converte il premio in welfare. Le soglie dei fringe benefit restano quelle fissate per il triennio 2025-2027.
| Strumento | Regime 2026 | Riferimento |
|---|---|---|
| Fringe benefit, generalità dei dipendenti | Non imponibili fino a 1.000 euro annui | Art. 51 c. 3 TUIR; soglie 2025-2027 |
| Fringe benefit, dipendenti con figli fiscalmente a carico | Non imponibili fino a 2.000 euro annui | Come sopra |
| Premio di risultato in denaro | Imposta sostitutiva all'1% fino a 5.000 euro lordi, per redditi fino a 80.000 euro | L. 199/2025, premi erogati nel 2026 e 2027 |
| Premio di risultato convertito in welfare | Stesso limite di 5.000 euro, nel rispetto dei limiti previsti per ciascun benefit | Risoluzione AdE 22/E del 9 giugno 2026 |
| Buoni pasto elettronici | Esenti fino a 10 euro al giorno | Legge di Bilancio 2026 |
| Servizi art. 51 c. 2 TUIR (istruzione, assistenza familiare, previdenza, sanità) | Esclusi dal reddito nei limiti previsti per le singole voci | Art. 51 TUIR |
Per i dettagli: la guida ai fringe benefit 2026, le novità della legge di bilancio 2026 e l'approfondimento sul welfare premiale e la conversione del PdR.
I servizi che un piano di welfare completo deve offrire
Il catalogo è la parte che le persone vedono ed è su quella che misurano il piano. Un'offerta completa copre cinque famiglie di servizi:
- rimborsi: spese di istruzione dei figli, assistenza a familiari anziani o non autosufficienti, abbonamenti al trasporto pubblico
- servizi a fruizione diretta: sanità, sport, cultura, viaggi
- previdenza complementare e assistenza sanitaria integrativa
- fringe benefit: buoni acquisto, buoni carburante, rimborso delle utenze domestiche
- people care e wellbeing: supporto psicologico, servizi per i caregiver, orientamento
Oltre all'ampiezza conta la capillarità della rete. Un servizio che esiste in catalogo ma non nella città del dipendente non serve a nessuno.
Il Rapporto Censis-Eudaimon 2026 aiuta a capire dove va la domanda. Il 92% delle imprese medio-grandi ha già attivato forme di welfare che includono fringe benefit e tra i lavoratori il benefit più apprezzato restano i buoni pasto (59,5%). Il divario più evidente riguarda l'asilo nido: lo vorrebbe l'80,7% delle imprese, è attivo solo nel 19,6%.
Sul fronte Epassi, i buoni acquisto digitali sono spendibili su migliaia di brand, online e in negozio (qui spieghiamo come funzionano i buoni acquisto) e l’offerta si estende ai servizi per la famiglia e alla people care.
Piattaforma e app: le funzionalità da verificare
La piattaforma è il punto in cui il piano incontra le persone. Se è complicata, il credito resta lì. Le funzionalità da verificare cambiano a seconda di chi le usa.
Per i dipendenti: un'app, il saldo del credito in tempo reale, una ricerca semplice dei servizi, rimborsi digitali con tempi certi, un'assistenza facile da raggiungere.
Per l'HR: budget configurabili per popolazioni diverse, reportistica sull'utilizzo, integrazione con il payroll, Single Sign-On, rispetto degli standard di accessibilità e di sicurezza dei dati.
C'è poi un indicatore che pochi mettono in vetrina e che conviene chiedere sempre: il tasso di utilizzo del credito welfare. Un piano che le persone non usano non è un beneficio. È un costo con un bel nome.
Epassi gestisce tutto da un'unica piattaforma, il Wellbeing Hub: modulare, con app per i dipendenti, saldo in tempo reale, integrazione payroll, Single Sign-On e accessibilità WCAG 2.1 AA.
Assistenza e consulenza: quello che il software non fa
Il software si valuta in una demo. Supporto e consuluenza si scoprono dopo, quando c'è da scrivere il regolamento o da spiegare il piano a trecento persone in tre sedi. (Nella nostra esperienza è qui, più che sulla tecnologia, che molti piani si inceppano.) Le domande da fare in fase di selezione:
- Chi progetta il piano e scrive il regolamento?
- Il fornitore supporta la negoziazione dell'accordo sindacale e conosce il CCNL che applichi?
- Cosa include il lancio: comunicazione interna, materiali, incontri con i dipendenti?
- Come funziona l'help desk per i dipendenti: canali, orari, tempi di risposta?
- Avrai un referente dedicato?
Scalabilità, conformità e solidità: come valutare l'affidabilità
Un piano di welfare dura anni e cambiare fornitore costa fatica a tutti. Prima di firmare conviene verificare tre cose.
Scalabilità. La piattaforma deve reggere la crescita, dalla PMI all'enterprise, con più sedi e più contratti, senza migrazioni. Se stai pensando che il welfare sia un affare da grandi aziende, non è così: serve un fornitore che metta a disposizione le competenze che in azienda non ci sono.
Conformità. Chi controlla che i fringe benefit siano spesi dove la norma lo consente? Come vengono gestiti gli aggiornamenti normativi, che nel welfare arrivano quasi ogni anno con la legge di bilancio?
Solidità. Anni di attività, referenze verificabili nel tuo settore, ricerche e dati propri.
Epassi lavora con oltre 750 medie e grandi aziende, tra cui Campari Group, Lamborghini, Crédit Agricole, A2A, Terna e Lindt. La conformità dei fringe benefit è garantita da una rete di esercenti verificati. Il Rapporto Censis-Eudaimon e gli strumenti di welfare survey e wellbeing survey forniscono i dati per progettare e misurare i piani.
I criteri per confrontare i fornitori di welfare aziendale
Una tabella da usare durante la selezione. Le prime tre colonne valgono per qualsiasi fornitore; nell'ultima riportiamo cosa offre Epassi, come termine di paragone.
| Criterio | Cosa chiedere al fornitore | Segnale di qualità | Epassi |
|---|---|---|---|
| Prezzo | Fee per dipendente o canone? Costi di attivazione? Commissioni sul credito o sugli esercenti? | Offerta scomposta per voce, nessuna sorpresa a fine anno | Demo di 30 minuti con consulente senior e benchmark di settore |
| Catalogo | Copre tutte le voci dell'art. 51 TUIR? Fringe benefit, buoni, people care? | Ampiezza e rete di erogatori su tutto il territorio | Buoni digitali su oltre 200 brand; servizi per la famiglia e people care |
| Conformità | Come viene garantita la corretta spendibilità dei fringe benefit? | Controlli a monte, non a valle | Rete di esercenti verificati |
| Piattaforma | App? Saldo in tempo reale? Rimborsi digitali? | Semplice anche per chi non è "digitale" | Wellbeing Hub, app, Life Navigator, saldo in tempo reale |
| Integrazione | Payroll? SSO? Standard di accessibilità? | Standard dichiarati e verificabili | Integrazione payroll, Single Sign-On, WCAG 2.1 AA |
| Assistenza | Supporto su regolamento, accordo, comunicazione? Help desk per i dipendenti? | Un referente che conosce il tuo piano | Oltre 20 anni di consulenza (già Eudaimon); Welfare Academy |
| Scalabilità | Stessa piattaforma per PMI ed enterprise? Multi-sede e multi-CCNL? | Moduli attivabili senza migrazioni | Piattaforma unica e modulare |
| Referenze | Clienti simili per settore e dimensione? Case study pubblici? | Nomi e testimonianze verificabili | Oltre 750 medie e grandi aziende, tra cui Campari Group, Lamborghini, Terna |
La tabella aiuta, ma la scelta si fa quando hai in mano due o tre offerte scomposte per voce e sai cosa ti serve. Il nostro suggerimento è partire dalle persone: una survey interna, anche breve, ti dirà più di qualsiasi catalogo. Poi chiedi le offerte. Se ti serve un termine di paragone, richiedi un preventivo a Epassi.
Fonti e riferimenti normativi
- Legge n. 199/2025 (Legge di Bilancio 2026), disposizioni su premi di risultato e buoni pasto.
- Agenzia delle Entrate, Risoluzione n. 22/E del 9 giugno 2026, conversione del premio di risultato in welfare.
- Art. 51 del TUIR (DPR 917/1986), redditi di lavoro dipendente e benefit esclusi.
- Rapporto Censis-Eudaimon 2026 sul welfare aziendale in Italia.